Ohne Datenbasis entscheidet der Eindruck – und der täuscht systematisch.
Lösungen — Mitarbeiterauslastung & Überlastungsschutz
Mitarbeiterauslastung: wer Luft hat und wer längst am Limit ist.
Gefühlte und tatsächliche Auslastung liegen in Kanzleien oft weit auseinander: Wer ausgelastet wirkt, hat Kapazität – wer längst überlastet ist, übernimmt weiter Aufgaben, weil es niemand sieht. Die Suite zeigt die tatsächliche Auslastung – als Schutz für das Team.
Das Problem
Überlastung von Mitarbeitenden sieht man erst, wenn es zu spät ist.
Die Lösung
Auslastung wird sichtbar – und fair.
in.plan zeigt Plan-, Ist- und Grundlast je Mitarbeitendem und Kalenderwoche; in.work ergänzt die Arbeitszeitseite mit Salden und ArbZG-Warnungen.
in.plan + in.work
Auslastung auf einen Blick.
Der Kapazitätsmonitor färbt jede Woche nach realem Auslastungsgrad – inklusive Grundlasten und Abwesenheiten. Delta-Anzeigen wie „−283,75 h“ machen Engpässe Wochen im Voraus sichtbar, bevor sie im Team eskalieren.
- Ampelsystem: Grün < 80 %, Gelb 80–95 %, Rot > 95 % – je Woche und Monat.
- Plan, Ist und Grundlast je Mitarbeitendem nebeneinander.
- ArbZG-Benachrichtigungen aus in.work: über 10 Stunden, Ruhezeit unterschritten – mit Paragraphenbezug (§3, §5 ArbZG).
- Teamübersicht mit Handlungsbedarf-Badge – Führungskräfte sehen sofort, wo sie eingreifen müssen.
Die Ampel-Logik
Drei Farben, eine Frühwarnung.
Auslastung je Woche
0 %80 %95 %
< 80 %
Luft für Neues: Hier können Mandate onboarden oder Vertretungen landen.
80–95 %
Gut ausgelastet – aber jede Krankmeldung kippt die Woche. Beobachten.
> 95 %
Überlast: umverteilen per Drag & Drop – bevor Fristen oder Menschen brechen.
Im Detail
Überlastungsschutz im Detail.
Jede Karte trägt ihre Kernaussage – Aufklappen zeigt das Detail.
Realistische Netto-Kapazität
Bis zu 10 Grundlast-Kategorien für interne Zeiten reduzieren die planbare Kapazität ehrlich. 40 Stunden Anwesenheit bedeuten eben nicht 40 Stunden Auftragszeit – diese Transparenz schützt vor systematischer Überplanung.
Umverteilen in Sekunden
Ist eine Woche rot, werden Aufträge markiert und per Drag & Drop verschoben – inklusive Vertretungslogik mit Begründungsfeld und Echtzeit-Rückschreibung in die DATEV.
Delta-Anzeige je Woche
Die Wochenübersicht zeigt das Kapazitätsdelta („−283,75 h“) über Monate im Voraus – Engpässe der Fristensaison werden früh planbar.
Auslastung als Selbstschutz
Aus einem dokumentierten Einführungsfall: Eine skeptische Schlüsselmitarbeiterin erkannte drei Tage nach der Schulung, dass die Leitung erstmals nachvollziehen konnte, welche Arbeitslast sie täglich bewältigte – und warum ihre Woche dauerhaft an der Belastungsgrenze lag. Aus Skepsis wurde Überzeugung.
Warnungen mit Gesetzesbezug
in.work meldet Überschreitungen der maximalen täglichen Arbeitszeit (§3 ArbZG) und unterschrittene Ruhezeiten (§5 ArbZG) – an Mitarbeitende und Teamverantwortliche, konfigurierbar je Schwellwert.
Fairness im Team
Wer wie viel trägt, wird sichtbar – die Grundlage, Arbeit fair zu verteilen und stille Mehrarbeit zu erkennen, bevor sie zur Kündigung führt.
Häufige Fragen
Auslastung messen – was Kanzleien fragen.
Fühlen sich Mitarbeitende dadurch überwacht?
Die häufigste Sorge – und ein dokumentierter Wendepunkt: In der Praxis erleben Mitarbeitende die Transparenz als Schutz, weil ihre reale Arbeitslast erstmals sichtbar wird. Die Suite ist als Steuerungs- und Entlastungswerkzeug gebaut; wie eine Leitung es einsetzt, liegt in ihrer Verantwortung.
Wie aktuell sind die Auslastungswerte?
Tagaktuell: Der Nachtlauf holt jede Nacht die Aufträge aus der DATEV, geleistete Zeiten aktualisieren die Planung, Abwesenheiten fließen automatisch aus dem DATEV-Mitarbeiterkalender ein.
Was sieht die einzelne Mitarbeiterin, was die Leitung?
Es gilt das Rollen- und Rechtekonzept aus der DATEV – eins zu eins übernommen. Auswertungen sind nach Sichtebenen kategorisiert: Mitarbeitende, Führungskraft, Chefsicht.
Hilft das auch bei der Mandatsannahme?
Ja – die Kernfrage „Können wir ein neues Mandat onboarden?“ beantwortet der Kapazitätsmonitor mit Blick auf die kommenden Monate.
Kostenfreier Präsentationstermin
Auslastung sichtbar machen.
Wir zeigen Plan- und Ist-Auslastung je Mitarbeitendem und Team – auf unserem Demosystem.
Mitarbeiterauslastung in der Kanzlei — Überblick
Auslastung in der Steuerkanzlei messen
Die Mitarbeiterauslastung einer Steuerkanzlei lässt sich mit der Kanzlei.Suite je Woche und Monat messen: Plan-, Ist- und Grundlaststunden je Mitarbeitendem, visualisiert im Kapazitätsmonitor mit Ampelsystem (Grün unter 80 %, Gelb 80–95 %, Rot über 95 %).
Überlastung von Mitarbeitenden erkennen
Überlastung wird Wochen im Voraus sichtbar – über Delta-Anzeigen je Kalenderwoche und Handlungsbedarf-Badges in der Teamübersicht. ArbZG-Benachrichtigungen mit Paragraphenbezug (§3, §5) melden überschrittene Höchstarbeits- und unterschrittene Ruhezeiten.
Auslastungsplanung als Mitarbeiterbindung
Wer Überlastung früh erkennt, verhindert innere Kündigung und Fluktuation: Mitarbeitende können ihre tatsächliche Auslastung gegenüber der Kanzleileitung belegen, Arbeit wird fair verteilt, stille Mehrarbeit sichtbar.
Werkzeuge
Auslastungssteuerung ist das Zusammenspiel von in.plan (Kapazitätsplanung) und in.work (Arbeitszeiterfassung).