Die Realität in vielen Kanzleien: Planung lebt in Köpfen, Zetteln und einer Excel-Tabelle, die nur eine Person versteht.
Lösungen — Kapazitäts- & Ressourcenplanung
Ressourcenplanung: wer arbeitet woran? Endlich sichtbar.
Personaleinsatzplanung in der Steuerkanzlei heißt: hunderte wiederkehrende Aufträge, Fristen, Abwesenheiten und ein Team, dessen echte Auslastung niemand kennt. in.plan macht daraus eine Planung, die sich per Drag & Drop steuern lässt – und sich zu großen Teilen selbst aktuell hält.
Das Problem
Geplant wird – nur nicht im System.
Die Lösung
Planung, die sich selbst aktuell hält.
in.plan ist die Kapazitäts- und Auftragsplanung der Suite – zu 100 % auf DATEV-Kanzleien und den DATEV-Systemaufbau abgestimmt.
in.plan — Kapazitätsplanung
Markieren, ziehen, fertig.
Aufträge kommen per Nachtlauf aus DATEV EO comfort, werden per Drag & Drop geplant und in Echtzeit zurückgeschrieben. Nicht fertiggestellte Aufträge wandern automatisch mit, geleistete Zeiten aktualisieren den Plan.
- Drag-&-Drop-Planung mit Massenverschiebung ganzer Auftragspakete.
- Automatische Vorbelegung: FIBU in KW 1 des Folgemonats, Lohn in KW 3 – regelbasiert, jeden Monat.
- Planwertübernahme aus dem Vorjahr: Ist-Stunden werden zur neuen Planungsgrundlage.
- Echtzeit-Rückschreibung aller Änderungen in die DATEV via DATEV Connect.
Die Planungslogik
Vom DATEV-Auftrag zur vollen Woche.
Vier Stationen, ein Kreislauf – so entsteht Planung, die den heutigen Stand zeigt.
Im Detail
Was Personaleinsatzplanung in der Steuerberatung können muss.
Jede Karte trägt ihre Kernaussage – Aufklappen zeigt das Detail.
Teamplanung mit Vertretungslogik
Planstunden lassen sich absolut oder prozentual auf mehrere Teammitglieder aufteilen (AV1, AV2, MV, Partner). Bei Krankheit oder Elternzeit werden Teilaufträge inklusive Begründungsfeld an Kolleginnen und Kollegen umgeplant – nachvollziehbar dokumentiert.
Abwesenheiten automatisch eingerechnet
Urlaub, Krankheit, Feiertage, Elternzeit, Fortbildung und Überstundenabbau werden aus dem DATEV-Mitarbeiterkalender importiert und mindern die Kapazität – ohne doppelte Pflege.
Auswertungen nach Sichtebene
Auslastung nach Kalender, Mitarbeitenden, Qualifikation, Niederlassung oder Auftragsartengruppe; Kapazitätsverlauf, ungeplante Stunden, Soll-Ist-Nachbetrachtung – kategorisiert nach Mitarbeiter-, Führungskraft- und Chefsicht.
Grundlast-Management
Bis zu 10 Kategorien für interne Zeiten – Verwaltung, Fortbildung, Bescheidprüfung, Eigenverwaltung – reduzieren die verfügbare Netto-Kapazität. 40 Stunden Arbeitszeit sind eben nicht 40 Stunden planbare Auftragszeit.
Priorisierung & Kommentare
Bis zu fünf Prioritätsstufen je Teilauftrag, Notizen direkt am Auftrag (systemseitig synchronisiert, für Kolleginnen sichtbar) – die Zettelwirtschaft verschwindet.
Umsatzplanung inklusive
Soll-Umsatz je Mitarbeitendem, Abgleich mit Plan- und Ist-Werten aus der Faktura – Auslastung und Wirtschaftlichkeit im selben Werkzeug.
Häufige Fragen
Ressourcenplanung – was Kanzleien fragen.
Wie viel Zeit kostet die Planung selbst?
Bei regelmäßiger Nutzung plant ein Mitarbeitender die komplette Woche in 5 bis 15 Minuten. Je intensiver in.plan genutzt wird, desto besser werden die Vorbelegungen – das System lernt mit der Nutzung mit.
Funktioniert das auch für mehrere Standorte?
Ja – Auswertungen lassen sich nach Niederlassung filtern, Erledigungsteams erleichtern die Teamplanung, und die Rechte kommen aus der DATEV-Mitarbeiterverwaltung.
Was passiert mit Aufträgen, die nicht fertig werden?
Sie wandern automatisch mit: Die Planung bildet tagaktuell die Ist-Situation ab und aktualisiert sich auf Basis bereits geleisteter Zeiten.
Ist das ein Kontrollinstrument?
Nein – die Zweckbestimmung ist Transparenz und Entlastung. Mitarbeitende machen ihre tatsächliche Auslastung gegenüber der Leitung sichtbar: „Ich bin mit 55 Stunden ausgelastet und kann nichts mehr übernehmen“ wird mit Zahlen sichtbar.
Kostenfreier Präsentationstermin
Ressourcen verlässlich planen.
Wir zeigen Auftragsverteilung, Grundlasten und Vertretungen an einem Planungsjahr Ihrer Größenordnung.
Ressourcenplanung für Steuerkanzleien — Überblick
Personaleinsatzplanung in der Steuerberatung
Ressourcenplanung in der Steuerkanzlei bedeutet, wiederkehrende Aufträge (FIBU, Lohn, Jahresabschluss), Fristen und Abwesenheiten mit den realen Kapazitäten des Teams zusammenzubringen. in.plan, die Kapazitätsplanung der Kanzlei.Suite, ist dafür zu 100 % auf DATEV-Kanzleien zugeschnitten.
Mitarbeiterplanung mit Ampelsystem
Der Kapazitätsmonitor zeigt den Auslastungsgrad je Woche und Monat in Ampelfarben (Grün unter 80 %, Gelb 80–95 %, Rot über 95 %). Grundlasten für interne Zeiten und automatisch importierte Abwesenheiten machen die Netto-Kapazität realistisch.
Umplanen per Drag & Drop
Ganze Auftragspakete werden per Drag & Drop umgeplant und in Echtzeit in DATEV Eigenorganisation comfort zurückgeschrieben – sechs Aufträge in fünf Sekunden. 2700+ Aufträge werden pro Arbeitstag über die Suite verarbeitet.
Einstieg
Der typische Vorlauf bis zum Go-live beträgt rund einen Monat.